Журнал документов — различия между версиями

Текущая версия на 03:50, 21 февраля 2019

Назад

Журнал документов

Возможности

Данный раздел предназначен для хранения/редактирования информации по заполненным документам.
Документ - группа заполненных страниц опросов
В разделе реализованы следующие возможности:

• Создание/просмотр/редактирование/удаление документов
• Принятие/отклонение заполненных документов
• Быстрая фильтрация документов по сотруднику или по точкам
• Работа с фильтрами
• Сохранение часто используемых фильтров в шаблоны
• Настройка ленты отображения документа
• Выгрузка документов

Руководство пользователя

Просмотр документа

Открыть документ можно двумя способами:

1. Нажав на иконку папки напротив документа


2. Отметив документ с помощью галочки, вверху появится строка с выбранными документами, при нажатии на id откроется выбранный документ

Структура открытого документа

В открытом документе доступна следующая информация:
1. Список страниц опросов документа


Список страниц располагается в правой части окна.
При открытии документа, отображается первая из списка страница опроса.
Ниже отображается информация по выбранной странице:

• Статус принятия: новый, принят, отклонен (при создании страницы опроса статус по-умолчанию новый)
• Статус публикации: опубликован, черновик (при получении страницы опроса из мобильного приложения, статус по-умолчанию - опубликован; при создании страницы с сайта, статус - черновик)
• ФИО сотрудника: ФИО создавшего документ
• Ответственные за территорию: руководитель сотрудника создавшего отчет
• Дата: дата, за которую создан отчет
• Точка: SPID точки и название
• Адрес: адрес точки
• Город: город точки
• Регион: регион точки

2. Ответы на вопросы страницы опросов
3. Кнопки: редактирование, принятие или отклонения страницы опроса

Быстрый просмотр фотографий в документе

Если в документе есть такая иконка , то это означает, что в документе есть ответы с типом изображение (фтографии)
Для просмотра фотографий необходимо нажать на иконку, после чего откроется pop up

Внизу pop up в миниатюре предоставлены все фотографии документа, красным подсвечена выбранная фотография.
В правом верхнем углу добавлены кнопки переворота фотографии, кнопка разворота окна на весь экран, приближения и удаления фотографии, а также кнопка скачивания фотографии.

Изменение статуса документа

Для каждой страницы опроса существует два вида статусов:

• Статус принятия
• Статус публикации

Статус принятия
Данный статус позволяет осуществлять проверку документа. То есть изменение статуса позволяет принять или отклонить полученный отчет. По-умолчанию статус "новый".
Цветовое обозначение страницы опроса в зависимости от статуса принятия:

• Белый - статус принятия "новый"
• Зеленый - статус принятия "принят"
• Красный - статус принятия "отклонено"

При отклонении документа необходимо ввести комментарий во всплывающем окне. В данном окне можно также включить отправку Push-сообщения об отклонении документа с комментарием, поставив галочку внизу окна.

Статус публикации
Данный статус предназначен для отчетов создаваемых или редактируемых с сайта. По-умолчанию статус для страницы опроса заполненной из мобильно приложения "опубликован", а с сайта "черновик".
Статус публикации для страницы опроса обозначается рядом с названием страницы в списке:

• Галочка - статус публикации "опубликован"
• Карандашик - статус публикации "черновик"

Документы, находящиеся в статусе "черновик" будут отображаться впереди всего списка документов в Журнале документов.
Важно!Страница опроса автоматически переводится в режим черновика при редактировании. Все документы со статусом "Черновик" не попадают в стандартные выгрузки. Для перевода страницы в статус публикации "опубликовано" необходимо нажать на кнопку "Опубликовать"

Редактирование документа

Для редактирования документа необходимо открыть документ, выбрать страницу опроса и нажать на кнопку "Редактировать"
После нажатия на кнопку "Редактировать" статус публикации страницы опроса будет изменен на "черновик", без публикации данная страница не будет доступна для выгрузки и не будет учитываться в статистике.
После внесения изменений в страницу опроса необходимо нажать на кнопку "опубликовать", статус публикации будет изменен на "опубликовано".

Создание документа

Для создания документа с сайта необходимо нажать на кнопку "Действие" и выбрать пункт "Добавить отчет"

Откроется окно для ввода следующей информации:

• Дата - дата, за которую необходимо добавить отчет
• Выбор сотрудника - если сотрудник ранее выбран в списке, то он будет уже выбран в окне добавления отчета
• Точка продаж - список точек будет отображен согласно походу за указанную дату
• Опрос - будет доступен список опросов на выбранную точку продаж

После необходимо нажать на кнопку "Создать" и откроется окно со страницами опроса для заполнения

Сбоку необходимо выбрать нужную страницу для заполнения, появится уведомление о том, что будет создана страница для заполнения, необходимо нажать "Да", после чего отобразятся вопрося для заполнения

После заполнения страницы, необходимо страницу опубликовать (см. Изменение статуса документа)

Копирование документов

Для копирования документа или группы документов

Выделение документов

Для выделения документа или группы документов предусмотрен выбор нескольких объектов галочками.
Документ можно выделить как один, так и группу с помощью кнопки "выделить все"
При выделении документов, все выбранные документы отображаются в ленте

Снять выделение с документа можно тремя способами:

• Снять галочку напротив документа
• Нажать на крестик напротив id документа в ленте выделенных документов
• Нажать на кнопку "Снять выделение"

Групповые действия

Для удаления, принятия или отклонения документа, необходимо выделить документ или группу документов, нажать на кнопку "действия" и выбрать необходимо действие над документами

Цифра напротив действия (в скобках) обозначает кол-во выбранных документов.

Работа с фильтрами

Для поиска необходимой информации предусмотрена фильтрация. При нажатии на кнопку появляется окно, в котором можно задать параметры фильтра

Для применения фильтра необходимо выбрать параметр для фильтрации, после чего появятся два поля - поле выбора соответствия (равно, не равно, больше, меньше) и поле для выбора или исключения значения

После выбора значений, список документов будет отфильтрован согласно условиям, а около кнопки фильтра появится поле с отображением заданного фильтра
Так же фильтр позволяет выбрать несколько значений сразу. Для этого необходимо на шаге выбора значений отметить галками несколько строк (на примере городов).

К тому же можно установить несколько фильтров одновременно (например Город и Дата). Отображаться заданный фильтр будет так:

Для того, чтобы убрать все выбранные фильтры, необходимо нажать на кнопку
Чтобы убрать только один из назначенных фильтров, а не все, то надо нажать на крестик около фильтра.

Шаблоны фильтров

Для сохранения часто используемых фильтров предусмотрены шаблоны фильтров
Для того, чтобы сохранить шаблон фильтров необходимо:

• Указать фильтры

• Нажать на кнопку
• Откроется окно для сохранения шаблона

• В поле "Название шаблона" необходимо ввести название и нажать на кнопку "Создать" (кнопка создать будет активна после ввода названия шаблона)

• Шаблон будет сохранен

Для того, чтобы воспользоваться сохраненными шаблонами, необходимо:

• Нажать на кнопку
• В открывшемся окне выбрать нужный шаблон
• Появятся фильтры, которые были сохранены в данном шаблоне

Для удаления шаблона, необходимо:

• Нажать на кнопку
• В открывшемся напротив шаблона для удаления нажать на кнопку

Настройка ленты отображения информации по документу

Для настройки ленты отображения документов, необходимо нажать на кнопку "действия" и выбрать пункт "настройка ленты"

Откроется меню для настройки отображения

Лента разделена на три блока:

• Общее
• Информация по сотруднику
• Информация по точке

В каждом блоке можно сделать следующее:

• Изменить порядок отображения полей, для этого необходимо напротив поля нажать на крестик и переместить выбранное поле в нужное положение
• Убрать отображение поля, для этого необходимо убрать галочку напротив поля

Выгрузка данных

Для выгрузки данных из журнала документов, необходимо отфильтровать нужные документы и нажать на кнопку выгрузить

Будет преложены следующие варианты:

• По всем активным сотрудника
• По выбранному сотруднику (если выбран сотрудник)
• По Выбранной точке (если выбрана точка)

Важно! Нельзя выгрузить все документы из ЖД. Необходимо применить хотя бы один фильтр.